چرایی اهمیت وجود ابزار مناسب پیاده سازی فرآیندها در سازمان
فاز اول بسیاری از پروژهها از قبیل: مهندسی مجدد و بهبود فرآیندها، معماری سازمانی، EFQM، ایزو و… با مدلسازی فرآیندهای وضعیت موجود سازمان آغاز میگردد. فرآیندها ابزار تحقق استراتژیها و اهداف سازمانی هستند. میتوان گفت که سازمان فقط مجموعهای از فرآیندهاست. اگر فرآیندها به درستی انجام شوند، بدیهی است سازمان به اهداف و چشمانداز خود دست خواهد یافت. به منظور انجام صحیح فرآیندهای سازمان، لازم است تا فرآیندها طی یک برنامه مدون مورد پایش و بهبود قرار گیرند. پیش نیاز انجام بهبودهای مذکور شناخت وضعیت موجود آنها است. به عبارت دیگر جهت بهبود سازمان نیاز است تا وضعیت موجود آن به درستی درک شده و سپس طی مراحلی نسبت به بهبود آن اقدام نمود.
همچنین یکی از پیش نیازهای اساسی جهت عارضهیابی در سازمان، شناسایی وضعیت موجود و انطباق آن با وضعیت مطلوب است که در پروژه مدلسازی فرآیندهای سازمان، مورد اول محقق خواهد شد. مستندسازی روالها و فرآیندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.پس از استخراج وضعیت موجود فرآیندها تحلیلهای کاربردی و مطلوبی را بر این اساس میتوان انجام داد.
برخی از مهمترین تحلیلهای مذکور عبارتند از:
- تحلیل میزان همراستایی فرآیندهای وضعیت موجود با اهداف، استراتژیها و ماموریت سازمان
- کشف و حذف فرآیندها و فعالیتهای اضافی در جهت اجرای یک ماموریت
- شناسایی فرآیندهای مستعد الکترونیکی شدن جهت حرکت سازمان به سمت Paper Less
- حرکت از سازمان وظیفه گرا به سوی سازمان فرایند گرا
- و….
برخی از معایب سازمان وظیفه گرا عبارتند از:
- ضعف همکاری بین واحدها
- عدم سازگاری و انطباق مناسب و به هنگام با تغییرات
- دشواری ارزیابی مسئولیت ها بین واحدها
برخی مزایای سازمان فرایندگرا:
- این دیدگاه سازمان را بصورت یک سیستم دارای ورودی و خروجی مشخص و مجموعه ای از فعالیتهای پشت سر هم می بیند.
- ارتباط مستحکم بین فعالیت های روزمرئه و اهداف استراتژیک
- کار تیمی جایگاه بالاتری دارد
- پروژه مدلسازی فرایندهای سازمان اولین گام در جهت حرکت به سوی سازمان فرایندگرا خواهد بود.
- استخراج و احصاء مشکلات و گلوگاهها و تلاش جهت رفع آنها
- شناسایی حوزههای داری اهمیت بالاتر جهت اولویت دهی به اموری از قبیل طراحی و تولید نرم افزار توسط واحد فناوری اطلاعات
- شناسایی تداخل وظایف و مسئولیتهای واحدهای مختلف و دوبارهک اری ها و چندباره کاری ها در سطح سازمان
- شناسایی وضعیت سازمان از حیث میزان مکانیزه بودن فعالیت های سازمان
- تبیین جایگاه و ارتباط فعالیتهای مختلف سازمان نسبت به یکدیگر
- میتواند زمینه ساز حل مشکل یکپارچگی نرم افزار های سازمان را که یکی از دغدغه های اصلی اکثر قریب به اتفاق واحدهای فناوری اطلاعات در سازمان ها است، بر طرف نماید.
- حصول یک نگاه کلان و بالا به پایین نسبت به فعالیتهای سازمان
استخراج اولویتبندی فرایندها، گروهها و حوزههای فرایندی بهمنظور برنامهریزی جهت تعریف و ارائه پیشنهاد بهبود و مهندسی مجدد فرایندها– معمولاً در پروژههای از جنس بهبود و مهندسی مجدد فرایندها بهدلیل اینکه یکباره نمیتوان کل سازمان را درگیر نمود، درنتیجه نیاز به یک اولویتبندی وجود دارد.
پی بردن به قابلیت مکانیزه شدن فعالیت های سازمان و ضریب نفوذ مکانیزاسیون فعالیت ها
در حال حاضر برای مدلسازی فرایندها از استانداردها و روش های قدیمی از جمله فلوچارتینگ استفاده میشود در حالیکه هیچ یک از سازمان های خوب دنیا دیگر فرایندهای خود را با این زبان مستند نمیکنند. زبان مستندسازی اکثر سازمان های دنیا در حال BPMN2 است.
